【書類作成の極意】履歴書・職務経歴書の書き方を徹底解説します

サラタメさん

ブラック企業→倍率100倍のホワイト企業に転職を成功させて、転職特化Youtuber(登録者約10万人)してるサラタメが実体験＆300名以上(転職経験者・採用担当者など)のガチ取材を元に解説します！

結論

履歴書は「基礎情報」を、職務経歴書は「どんな仕事をしてきたか」を見られる書類
履歴書では「マイナスポイントを払拭する」
職務経歴書は「再現性を証明する」

今回は、「書類作成の極意」というテーマで、お話させていただきます。

転職活動で勝負所はどこかというと、
それは間違いなく面接だと思います。

ただし、その勝負所に到達するためには、
まず、書類審査を突破しないといけません。

そして、その書類審査通過の確率は、新卒の就活と比べて、転職活動のほうが低いです。

ですので、

転職希望者

新卒の就活でエントリーシートなんてたくさん書いたから、まぁ、オレは大丈夫だろ！

なんて言ってられません。

ちゃんと転職活動においての、応募書類作成のノウハウを知っておかないと、「志望企業の面接にすら行けない…」なんていう悲しすぎる展開に陥ります。

そんな悲しい展開を防ぐため、今回は、書類作成の極意をギュギュっとコンパクトにまとめてお伝えします。

ではいきましょう！

サラタメ

あなたの書類通過の確率を
爆上げさせていただきます！

「履歴書」と「職務経歴書」を作成する際の考え方

転職活動の応募書類には「履歴書」と「職務経歴書」の2種類があります。

この２つは全く別の考え方が求められます。

結論、

履歴書の方は「マイナスポイントを払拭する」
職務経歴書の方は「再現性を証明する」

という考え方で作成しましょう。

その考え方を念頭に置いておけば、書類通過の確率を、格段に高めることができます。

「履歴書」と「職務経歴書」の違い

履歴書はdodaから、職務経歴書はリクナビNEXTから引用させていただきますが、見た目はこんな感じで違います。

ザックリ言ってしまえば、

履歴書は、「基礎情報」を見られる書類
職務経歴書は、「どんな仕事をしてきたか」を見られる書類

です。

採用側として、まず最初にチェックするのは、
基礎情報が書かれている履歴書。

採用側は、

履歴書を見て、そもそもこの人の基礎情報は、今回の募集条件の最低ライン、足切りラインに到達してるかを判断する
履歴書が最低合格ラインに達していれば、そこから職務経歴書を見て、今回の募集しているポジションで活躍できそうかを判断する
職務経歴書から活躍できそうと思えば、面接に呼んでみる

という流れで、審査を進めます。

doda履歴書テンプレ
 リクナビNEXT職務経歴書テンプレ

履歴書作成の極意

大きな方針として、履歴書では「マイナスポイントを払拭する」という考え方を大事にしてください。

履歴書は減点方式の戦いですので、なるべく失点しないように、あなたの情報を伝えなければいけません。

では、どんなポイントで減点されてしまうのかというと、以下の通りです。

結論

誤字脱字がある
数字の全角・半角がバラバラである
文量が多すぎる・少なすぎる
写真の印象が悪い
職歴に空白がある
短期離職したことがある
体調不良で休んでいた期間がある

これらが、履歴書で減点されるポイントです。

絶対に、確実に、100％、問題ないか確認してください。

誤字脱字、数字の全角・半角、文量の多少

これは、何度も確認すれば、絶対防げるポイントです。

自分だけだと不安なら、友人や家族などにお願いをして、チェックしてもらうようにしましょう。

写真

写真については、安いところでいいので、フォトスタジオみたいな、プロのカメラマンがいるところで撮影してもらってください。

もしかすると、人生を左右するかもしれない写真なので、数千円の出費をケチるのは得策ではありません。

そこは、価値ある投資と思って、払いましょう。

サラタメ

私は、2枚の写真で2,000円くらいのところで撮影してもらいました。

職歴、短期離職、休職

これは、もう事実として、そうなってしまっているので、

求職者

今から注意してどうにかなるもんじゃないし、もう終わりだ……

と落ち込まれるかもしれません。

確かに、職歴に空白があったり、短期離職してる方は、
転職活動において不利にはなります。

それは間違いないです。

ただ、どうにか挽回する策もあります。

どうやって挽回すればいいかっていうと、
備考欄に正当な理由を書いておけばいいんです。

要は、採用者視点でマイナスポイントになりそうな部分は先回りして、言い訳をもっともらしく書いておきましょう、ということです。

例えば、前の職場を3〜4ヶ月で短期離職してしまっているとします。

その場合は、履歴書の備考欄や本人希望欄というフリースペースに、なぜ前職で短期離職してしまったか、その理由を書きましょう。

注意点としては、前の会社を一方的に悪者扱いするような書き方は絶対しない、ということです。

求職者

前の会社はブラックだったので、
僕はかわいそうな人間です。

みたいな表現だと、なんの挽回策にもなりません。

実際は、ブラック企業だったのかもしれません。

しかし、そうだったとしても採用側の厳しい目線から言えば、

そのブラック企業を選んだのはあなたですよね？

採用担当者

という話になってしまうんです。

なので、例えば私がどうにか言い訳するのであれば、

サラタメ

経営陣の交代によって
大きな方針転換がありました。

とか

サラタメ

会社の業績不振で、元々の待遇よりかなり悪くなってしまいました…。

とか、自分の力ではなかなかどうにもできない理由を引き合いに出します。

それにプラスして、

サラタメ

それでも、それを見抜くことができなかった自分にも責任があります。
このようなことにならないよう、今後はしっかり対策したいと考えています。
もし御社で面接を受けさせていただけるのであれば、方針や待遇面のすり合わせを、綿密にさせていただきたいです。

あくまで責任は自分にあること、対策として考えていることまで書いておきましょう。

正直、これでマイナスポイントを完全に払拭して

採用担当者

書類審査通過！

というわけにはいかないかもしれません。

ただ履歴書の段階で、

採用担当者

この人はもう無理だな……

と「書類が即ゴミ箱行き」になる事態だけは、防げるかと思います。

職務経歴書作成の極意

大きな方針として、職務経歴書では「再現性高く活躍できることを証明する」という考え方を大事にしてください。

そのためにやるべきことは、

どんな人を欲しがっているか把握すること
「すごい！」と言いやすく書く

の２つをやればOKです。

①どんな人を欲しがっているか把握する（志望動機）

まずは、とにかく念入りに情報収集をして、採用側がどんな人を欲しがっているかを把握しましょう。

手始めに、その志望企業が出している求人情報は、穴が開くくらい見てください。

求める人物像を中心に、今回の募集では、

どのくらいの年齢の人
どんな経験やスキルを持った人
どんな人間性の人

が欲しいのかを、明確に想像してみましょう。

ただ正直、求人情報だけで明確にイメージするのは、なかなか難しいと思います。

そのため、openworkみたいな内部事情がわかるようなクチコミサイトも、みっちり見ましょう。

口コミサイトを眺めるだけでは、意味がありません。

求職者

この会社は、今、どんな人が欲しがっているのだろう。

ということを想像しながら、情報収集してください。

例えば、想像した結果、志望企業がマーケターとして活躍できる人材を求めていることがわかったとします。

そうしたら、それに沿った内容を職務経歴書に書き込んでいきます。

ただ、

求職者

企業側がマーケターを募集していて、自分自身もマーケターとして働いてみたい！
…でも、営業職としての経験しかない。

という場合もあると思います。

そんな時は、たとえ営業の仕事の職務経歴を書く場合であっても、マーケターとしての視点で書きましょう。（広い意味で言えば、営業もマーケティング活動の一環です）

わかりやすい実践方法として、下記のようなマーケティング関連の用語を散りばめてみましょう。

セグメント
ターゲティング
ポジショニング

けっこう、それっぽく見えます。笑

THE営業マン的な、対人的なコミュニケーションスキルを推すのは、あまり効果的ではありません。

「マーケター視点で得意先を分析して、コンサルティングして、売上を拡大させた」みたいなアピールの方が刺さります。

同じ「営業」という業務経験であっても、志望企業のニーズに合わせて、切り口は変えていきましょう。

もちろん、テキトーに関連ワードを散りばめるだけじゃなくて、内容も納得できるものに仕上げなきゃダメです。

ただ書類審査は採用側も真剣に「読み込む」というより、「眺めてる」感じです。

そのため、採用側が関心を持ちそうなキーワードを散りばめる、というだけでも、効果はあります。

あとは、あなたの職務経歴で強調すべき部分を大きくスペースを割いて書くとか、順番を強調したい順に調整するとか、ちょっとした工夫もするようにしましょう。

②相手が「すごい！」と言いやすく書く（自己PR）

先に悪い例をお伝えすると、

求職者

私は営業をしていまして、高い売上実績を残してきました。

というアピール。

これだけだと、採用側は

高い売上実績？何と比較して、具体的にどれくらい高いんだろう……
よくわからないから、もうボツにしよう。

採用担当者

みたいな感じで、お祈りされちゃうわけです。

なので、基本的なことですが、
まず数値を具体的に書きましょう。

例えば、

求職者

会社から設定された売上目標に対して、プラス10％の実績を上げました。

みたいなことです。

それに加えて、

求職者

私が所属する営業所メンバー30人の中でも、3人しか達成できていませんでした。それを私は5年連続で達成しました。
（※「そもそも売上目標を達成すること自体が難しいんだよ」アピール）

みたいな平均や参考情報を追加します。

とにかく相手が「それなら確かにスゴいね」と言いやすいように、アピールすることがが大切です。

さらに欲を言えば、そのスゴい成果を達成するために実施した、自分なりの創意工夫も伝えてあげましょう。

ここまでデキたら満点です。

書類審査レベルであれば、
まず落ちることはないかと思います。

ただ、このような内容を全て書こうとすると、スペースが足りなくなってしまいます。

なので、創意工夫の部分は、
そこまで具体的に書かないで大丈夫です。

イメージとしては、面接に向けての予告編となるような、キーワードだけ書いておいてください。

この予告編的な書き方をすることによって、確かにあなたの創意工夫のすべては伝わりきらないかもしれません。

ただ採用側に

採用担当者

ぜひ面接で直接、詳しい話を聞かせてほしい。

と思わせることができます。

こうなったら、もうこっちのもんです。

間違いなく書類審査を通過できます。

あまり字を敷き詰め過ぎると、採用側から「読みにくい」とか「面倒くさい」とか思われてしまうかもしれません。

自分なりの創意工夫の部分は、あくまでさわりだけ、面接のための予告編として書くことを意識してみてください。

【補足】書類作成はフォーマットを活用しよう！

最後に補足情報で言いますと、ググれば履歴書も職務経歴も、良さげなフォーマットがいくらでも転がっています。

私は個人的に、履歴書はdodaからダウンロードしたものが使いやすかったですね。

自分の強調したいポイントに合わせて、いろんなフォーマットが用意されているので。

職務経歴書はリクナビNEXTですかね。

記入例やサンプルとかもついてるので、それが非常に参考になりました。

転職の書類作成に関してよくある質問

履歴書と職務経歴書の違いは何ですか？

ザックリ言ってしまえば、履歴書は「基礎情報」が見られる書類で、職務経歴書は「どんな仕事をしてきたか」が見られる書類です。履歴書はフォーマット化されていることが多く、氏名・連絡先・学歴、職務経歴といった「記入必須の項目」と、趣味、特技などの「任意記入の項目」で構成されています。応募する上で差別化が可能なのは「職務経歴書」の方になるため、きちんと対策しましょう。

職務経歴書には何を書けばいいのでしょうか？

これまで経験してきた仕事内容を記述してください。簡潔に記入しつつも、応募先企業とマッチングしている人材であること（自己PR）、志望動機と会社のビジョンがマッチングしてることをアピールすることが大切です。

採用者の目にとまるような、書類作成の方法を教えてください。

誤字脱字や見やすいレイアウトは最低限の条件ですが、大きな方針として、履歴書では「マイナスポイントを払拭する」、職務経歴書では「再現性高く活躍できることを証明する」という考え方を大事にしてください。その上で、採用担当者がチェックする「応募者の経験やスキル、考え方」の点において、応募先企業とマッチするような記入を心掛けましょう。